Las jornadas permitieron conocer las nuevas exigencias legales e identificar ajustes en los procedimientos institucionales para resguardar la información personal de la comunidad universitaria.
Preparar a los equipos administrativos frente a los alcances y nuevas disposiciones de la Ley de Protección de Datos Personales fue el objetivo de los talleres impartidos por la Dirección de Desarrollo Estratégico en los campus Chillán y Los Ángeles, de cara a la entrada en vigor de la normativa el próximo 1 de diciembre.
La nueva normativa regula el tratamiento de los datos personales bajo estándares internacionales y su objetivo principal es garantizar a los ciudadanos el control sobre su información mediante los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad, obligando a las instituciones a obtener un consentimiento explícito y a implementar estrictas medidas de seguridad en esta materia.
La Universidad de Concepción, al ser una institución que maneja un gran volumen de datos sensibles, inició una serie de reuniones tendientes a explicar los alcances de esta normativa, así como también levantar información acerca de los procesos y el tratamiento que se da a los datos personales, de tal manera de dar cumplimiento con la Ley una vez que entre en vigencia.
Los talleres fueron impartidos por profesionales de la Dirección de Desarrollo Estratégico y convocaron al personal administrativo de ambos campus, instancia en la que también desarrollaron trabajo práctico de entrenamiento.
En su visita a Los Ángeles, el director de la unidad capacitadora, Sebastián Astroza, explicó que «lo que estamos haciendo es socializar esta ley desde un punto de vista de destacar lo importante, entendiendo que explicar toda una ley es bien complejo, destacar lo esencial en un lenguaje que se pueda entender, en el sentido de cuál es el impacto en el quehacer universitario de la comunidad en general».
Reflexionar y mejorar procesos
Valentina Herrera Panta es Trabajadora Social de la Dirección de Servicios Estudiantiles en el Campus Chillán. Su trabajo consiste en mantener contacto directo con estudiantes y registrar en fichas los hitos importantes que impactan en su trayectoria educativo, así como también los de su entorno inmediato de tal manera de prestar apoyo oportuno cuando lo requiera.
Por eso mismo, comentó que “gran parte de los datos que manejamos son sensibles y de carácter confidencial, lo que complejiza un poco la forma de llevar la Ley a la práctica. Por lo tanto, valoramos mucho esta instancia, ya que no solo nos permitió informarnos, sino que también nos invitó a reflexionar y analizar cómo mejorar nuestros procesos y brindar un mejor servicio a nuestra comunidad”.
El taller realizado en el campus Chillán permitió a los funcionarios conocer los alcances de la normativa, revisar prácticas internas y avanzar en la identificación de los procesos asociados al tratamiento de datos personales.
En esa línea, la encargada de promoción y difusión de carreras del Campus Chillán, María Paz Rössler Hargous, relevó que a partir de la cita detectaron que “tenemos un protocolo que debimos ajustar, ya que en nuestro campus hay reconocimiento facial a través de cámaras, algo que debemos informar a los apoderados de los menores. Hay que informar más aspectos de los que se informaban anteriormente y tomar mayores precauciones. Es algo que ahora vemos con más cuidado, pero que el día de mañana será rutinario y estará incorporado a nuestras prácticas. Todo cambio tiene que ser paulatino y realizarse con todas las precauciones necesarias”.
Registro de actividades de tratamiento
Entre otras, la nueva Ley obliga a las instituciones a mantener un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) que funciona como un inventario detallado donde las organizaciones deben mapear cómo recopilan, usan, almacenan y protegen los datos personales de sus clientes o empleados.
Este registro sirve como la columna vertebral del cumplimiento normativo, ya que permite demostrar ante la autoridad de control que la organización maneja la información de manera lícita, segura y transparente, facilitando además la atención de los derechos de los titulares.
En Campus Los Ángeles las jornadas incluyeron contenidos y ejercicios prácticos orientados a identificar cómo se recopilan, utilizan, almacenan y protegen los datos personales en la Universidad.
El Jefe Unidad de Tecnologías de la Información del Campus Los Ángeles, Francisco Javier Parada Barriga, destacó que el taller les permitió comprender de manera más práctica cómo elaborar estos registros, identificando los componentes que deben construirlo.
“Desde la DTI, estos datos son de alta relevancia, ya que administramos plataformas y servicios que procesan estos datos personales, tanto de estudiantes, funcionarios, administrativos, profesionales como académicos. Contar con un registro de actividades de tratamiento no solo nos facilita a nosotros como Unidad el cumplimiento legal, sino que también fortalece la gobernanza de los datos al momento de la gestión del riesgo y la implementación de medidas de seguridad que resguardan toda esta información institucional”, dijo.
El director DDE, Sebastían Astroza, relató que “estos talleres terminan con un producto bien concreto: un registro de las actividades de tratamiento que cada integrante de la comunidad realiza dentro de su día a día. Se trata de identificar aquellas acciones que involucran datos personales y reconocer los elementos necesarios para que se encuentren dentro del marco de la ley y podamos cumplir con sus exigencias, ante eventuales fiscalizaciones en el futuro. Pero también buscamos mejorar la forma en que tratamos la información y cómo trabajamos entre nosotros. Ese es el objetivo principal”.
Los talleres continuarán durante las próximas semanas en los tres campus de la UdeC, con énfasis en aquellas unidades que administran altos volúmenes de datos.
